CEO法律顾问推荐:公司合同管理的法律风险与控制

  市场经济是法治经济、契约经济,合同是商品经济的产物,是商品交换的法律表现形式。现代公司的经济往来,主要是通过合同形式进行的,所以,合同管理作为现代公司法律顾问制度的重要内容之一,能否实施有效管理把好合同关,是现化公司经营管理成败的一个重要因素。公司可能因一纸合同赢利,也可能因一纸合同遭受损失,甚至面临破产或牢狱之灾。从我们经常接触到的公司合同纠纷案件来看,大多数都是由于合同的签订和履行的不规范所造成的。因此,公司应当重视合同法律风险的控制,笔者认为主要注意在以下三个方面:
  一、合同签订前的法律风险控制
  合同是具有法律效力的法律文件,要求签订合同的双方都必须具有签约资格。否则,可能导致合同无效。当前市场经济条件下,各经营单位的性质、种类、背景比较复杂,市场相关管理部门也无法做到细微深入的监查,因此为了防范欺诈行为,减少交易风险,公司交易的时候,非常有必要考虑交易对方的主体资格、履行合同能力、信用情况等。主体资格方面应当查看一下对方的营业执照和公司参加年检的证明资料,而不能仅凭其名片、介绍信、工作证、公章、授权书、营业执照复印件等证件就轻信对方。实践中,有的公司因连续两年不参加年检而已被工商部门吊销营业执照,在这种可能的情况下,更要注意明确合同对方当事人的签约资格。在签约时,一定要审查当事人是否具备相应的民事权利能力和民事行为能力,要调查对方的资信情况,应该要求当事人相互提供有关法律文件,证明其资格。重要的谈判、签约人应是法定代表人。审查对方当事人的签约资格,从而确认是与真实有效的对方伙伴做商业交易行为。此外,国家对有限制经营、特许经营以及法律、行政法规对经营的禁止性规定,对某些行业的从业资格也做了限制性或禁止性规定,如果公司违反此规定,或与没有资格的主体签订此类合同,合同不但无效,还会给公司带来经济损失。
  公司要调查签约方的商业信誉和履约能力。尽可能对签约方进行实地考察,或者委托专业律师对其资信情况进行调查。其主要包括签约方的财产状况、生产能力,经营状况是否正常时,看是否能满足履行合同项目的条件,避免签约后对方不能履约。
  实践中,企业法定代表人直接对外签约的情况并不多,主要是委托代理人办理,这就有必要建立一整套合同授权委托制度。企业对外签订合同,应由其法定代表人或授权代理人进行。未经授权,任何人不得以企业名义对外签约,包括除法定代表人之外的其它领导层人员。根据实际情况,供销业务人员宜发放授权委托证,可在一定时间内多次使用,其它人员发放授权委托书,一事一用。而对授权委托书证的授权范围、代理权限、有效期限、办理条件、程序等都必须有明确的限定,并且要特别对授权委托证的年审、使用、在合同注明编号、遗失补办和交还程序,对方授权委托书证的出具存底等做出规定,并严格管理。
  合同专用章使用管理主要包括:签订合同必须使用合同专用章;合同专用章由专人使用、保管;合同专用章应由合同归口管理部门刻制、编号、发放、备案;合同专用章刻制的申请、审批手续;遗失补刻和交还程序;对滥用合同专用章或合同专用章管理不善的责任者的处理等。在公司合同上,就算没有公司法定代表人或者授权人的签字,只要盖上了行政公章或者合同专用章,该合同对该公司就有了法律约束力。
  二、合同签订时的法律风险控制
  1、合同标的物的描述:应当有标的物的产品名称、具体规格、具体型号、具体性能、具体数量、计量单位、产品单价以及合同的总价。
  3、运输和交货方式的审查:在买卖合同中应当明确约定对运输费用承担,同时应列明收货方经办人的姓名、联系方式等。防止收货方不承认收货的事实,导致诉讼举证困难。
  5、定金条款的审查:注意定金与“订金”的区别,定金条款应写明“定金”字样,而非“订金”。“订金”没有定金性质,而“订金”在法律上被认为预付款,不具有担保功能。
  7、争议管辖条款的审查:在诉讼实践中会经常遇到诉讼管辖争议的问题,最简单、最直接的办法就是在合同中明确公司所在地法院管辖或约定公司所在地为交货或合同履行地,这样就由公司所在地法院管辖。

  1、超过诉讼时效的法律风险
  2、交付时的法律风险

  1、双方应加盖单位的公章,合同文本经过修改的应由双方在修改过的地方盖章确认,注意提取对方的营业执照或身份证复印件。
  3、对双方往来重要的电子邮件证据,应由公证机关下载保存并打印,制作成公证文书。
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